엑셀 서식 한번에 바꾸기 - egsel seosig hanbeon-e bakkugi

엑셀 텍스트(문자) 형식(서식)의 숫자 일괄 변경 팁

가끔 엑셀로 자료를 다운로드하여보면 분명 숫자가 쓰여있는데 좌측 상단 모서리 부분에 아래와 같이 녹색 삼각형으로 표시되어 오류처럼 표시된 경우를 확인할 수 있습니다.

이는 숫자가 입력된 셀의 서식이 텍스트(문자)로 지정되어 있기 때문이며, 셀과 셀의 사칙연산 등의 계산에 사용하는 데에 문제는 없으나 텍스트(문자) 형식이기 때문에 발생하는 제약이 있을 수 있고 마치 오류가 난 것처럼 표기되어 깔끔하게 보이지도 않습니다.

특히 위와 같이 입력된 셀에 일반 서식의 동일한 숫자를 입력한 후 두 셀의 값이 같은지 여부를 확인하면 아래와 같이 같지 않다는 결과가 나오게 됩니다.

A열과 D열에는 모두 동일한 숫자가 쓰여 있지만 셀의 서식이 달라 동일한 값으로 인식하지 못하고 이 경우 값을 매칭 하여 동일한 값인지를 확인하는 조건이 포함된 수식을 작성하거나 여러 가지 다양한 작업을 수행할 때 서로 다른 값으로 인식하는 문제가 발생할 수 있으므로 필요에 따라 텍스트 서식으로 지정된 셀을 일반 서식으로 변경할 필요가 있습니다.

텍스트 서식으로 지정된 셀을 일반 서식으로 변경하는 방법은 여러 가지가 있겠지만 본 포스팅에선 가장 효과적이고 빠른 방법을 안내드리도록 하겠습니다.

□ '텍스트 나누기' 기능 활용

우선 텍스트 서식이 지정된 열을 전체 범위로 잡기 위해 상단의 열을 나타내는 알파벳 부분에 마우스 커서를 올려놓은 후 클릭해줍니다.(만약 전체 열을 변경하는 경우가 아니라면 변경할 영역만 드래그하여 잡아줍니다.)

이후 상단 탭 메뉴에서 '데이터' 메뉴를 선택한 후 '텍스트 나누기'를 클릭합니다.

'텍스트 나누기'를 클릭하면 '텍스트 마법사' 창이 뜨는데 이때 바로 우측 하단의 '마침' 버튼을 클릭하면 작업이 완료됩니다.

아래는 작업이 완료된 상태입니다.

A열에 텍스트 서식으로 지정되어 있던 부분이 일반 서식으로 변경된 것을 확인할 수 있습니다.

지금까지의 과정을 다시 요약하여 정리하면 순서는 다음과 같습니다.

①서식을 변경할 열 전체(또는 범위) 클릭 → ②상단 탭 메뉴에서 '데이터' 클릭 → ③'데이터' 탭에서 '텍스트 나누기' 클릭 → ④'텍스트 마법사' 창이 뜨면 우측 하단의 '마침' 버튼 클릭 → ⑤서식 변경 완료

데이터 양이 많을 때에도 열 전체(또는 범위)를 지정한 후 '텍스트 나누기'를 통해 작업을 진행하면 버벅거림이나 처리하는 시간이 오래 걸리지 않고 바로 완료됩니다.

간혹 전체 셀을 드래그한 후 우측에 생기는 느낌표를 클릭하고 '숫자로 변환' 또는 '오류 무시'를 클릭하여 해결하는 경우도 있으나 숫자로 변환하는 경우 데이터가 많으면 일일이 셀마다 변경을 하는데 시간이 걸리고 버벅거리는 증상이 발생할 수 있으며, 오류 무시를 클릭하면 초록색 부분은 사라지나 값은 그대로 텍스트 서식으로 지정되어 위에 일반 서식과 비교한 것처럼 서로 다른 값으로 인식됩니다.

텍스트 나누기를 통해 숫자가 입력되어 있지만 텍스트로 지정된 셀을 쉽게 일반 서식으로 변경하는 팁을 잘 활용해보시기 바랍니다.

다음 포스팅에서는 COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, COUNTIFS 함수에 대해 다뤄볼 예정이며, 중간중간 기능 활용에 대한 팁도 포스팅하도록 하겠습니다.

이번 시간에는 엑셀에서 특정 문자열이나 수식을 바꾸는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 엑셀 작업 중에 특정 문자열 값만 변경해야 하거나 특정 수식을 변경해야 하는 경우 사용할 수 있는 유용한 방법입니다. 모두 바꾸기 기능을 이용하기 때문에 검색할 단어를 하나씩 찾아다닐 필요도 없습니다.

샘플데이터 작성

먼저, 실습을 하기 전에 아래 그림과 같이 샘플 데이터를 작성해 보도록 하곘습니다. 샘플 데이터의 E열에는 학생들의 국어, 영어, 수학 성정의 합계가 기입되어 있으며, F열에는 합계 열에 기입된 수식이 정리되어 있습니다.

찾을 내용을 변경하려면 '찾기 및 바꾸기' 메뉴를 이용해야 합니다. [Ctrl] + [F] 단축키를 이용하면 찾기 및 바꾸기 메뉴를 불러올 수 있습니다.

바꾸기 기능 이용

바꾸기 기능은 현재 시트에 찾을 내용이 다수 검색되더라도 내용을 하나씩 변경합니다. 차근차근 데이터를 확인하면서 치환 작업을 할 때 사용하시면 유용합니다. 먼저 내용을 진행하기에 앞서 예시에서는 찾을 내용에 'SUM', 바꿀 내용에 'AVERAGE'를 입력하고 실습을 진행하도록 하겠습니다.

현재 셀에 찾을 내용이 있는 상태에서 바꾸기

바꾸기 기능을 수행하기 위해서는 현재 셀에 찾을 내용이 존재해야 합니다. 현재 셀이 위치한 E3 셀은 기존에 '=SUM(B3:D3)' 수식이 입력되어 있었지만 찾을 내용과 바꿀 내용을 입력한 상태에서 [바꾸기] 버튼을 클릭하면 E3 셀의 수식이 '=AVERAGE(B3:D3)'으로 변경됩니다. [바꾸기] 버튼을 한번 더 클릭하게 되면, 찾을 문자가 존재하는 다음 셀인 F3 셀의 내용이 변경됩니다. 동일한 방식으로 찾을 문자열이 존재하지 않을 때까지 문자열 변경을 진행할 수 있습니다. 

현재 셀에 찾을 내용이 없는 상태에서 바꾸기

현재 셀에 찾을 내용이 없는 상태에서 [바꾸기] 버튼을 클릭하면 아래 그림과 같이 '일치하는 것이 없습니다.'라는 메시지 창이 출력되며 내용 변화가 일어나지 않습니다. 현재 셀 위치가 찾을 내용이 존재하는 셀 보다 상단에 위치하더라도 증상은 동일합니다.

모두 바꾸기 기능 이용

모두 바꾸기 기능은 클릭 한 번으로 내용을 모두 변경합니다. 처리할 데이터 양이 방대한 경우 이 기능을 사용하면 아주 유용하게 일을 처리할 수 있습니다. 하지만 전체 내용이 한번에 수정되기 때문에, 변경을 원치 않는 데이터 내용도 함께 변경되는 경우가 종종 있습니다. 모두 바꾸기 기능을 이용하기 전에는 찾을 내용과 바꿀 내용을 좀 더 세심하게 살펴보는 것이 중요합니다.

셀 범위를 설정한 상태에서 모두 바꾸기

셀 범위를 설정한 상태에서 모두 바꾸기 기능을 이용하면 셀 범위에 포함된 데이터의 내용만 변경됩니다. 아래 그림과 같이 E4에서 F5까지를 셀 범위로 설정하고 [모두 바꾸기] 버튼을 클릭하면 셀 범위에 설정된 데이터에서만 내용이 변경되며 '4개 항목이 바뀌었습니다.'라는 메시지 창이 출력됩니다.

셀 범위를 설정하지 않은 상태에서 모두 바꾸기

셀 범위를 설정하지 않은 상태에서 모두 바꾸기 기능을 이용하면 시트 전체에 존재하는 데이터 내용이 변경됩니다. 데이터가 없는 A7 셀을 선택한 상태에서 [모두 바꾸기] 버튼을 클릭하면 시트에 존재하는 찾을 문자를 모두 검색하고, 내용을 변경하기 때문에 '6개 항목이 바뀌었습니다.'라는 메시지 창이 출력됩니다.

값 또는 수식만 찾아서 내용 변경하기

값만 찾아서 변경하거나 수식만 찾아서 변경해야 하는 경우에는 어떻게 해야 할까요? 앞에서 보신 것처럼 바꾸기, 모두 바꾸기 기능은 값과 수식에 상관없이 모두 내용이 변경됩니다. 물론, 바꾸기 기능을 사용해서 하나씩 수동으로 확인해보는 방법이 있을 수 있지만 그건 너무 비효율적입니다. 이 문제는 '모두 찾기' 기능을 이용하면 생각보다 쉽게 해결할 수 있습니다.

모두 찾기 기능 응용

찾기 및 바꾸기 메뉴에서 [모두 찾기] 버튼을 클릭하면 아래 그림과 같이 찾을 내용이 존재하는 셀 정보를 목록으로 확인할 수 있습니다. 찾을 내용이 단순한 문자열인 경우에는 '값' 열에서 데이터를 확인할 수 있고, 수식인 경우에는 '수식' 열에서 데이터를 확인할 수 있습니다. 

'값' 또는 '수식' 열 제목을 클릭하면 아래 그림과 같이 목록이 정렬됩니다. 수식에 존재하는 내용만 변경하는 것을 예로 들어 설명드리겠습니다. 수식에 'SUM'이 입력된 셀들을 선택하고 [모두 바꾸기] 버튼을 클릭합니다. 그러면 수식에 입력된 'SUM'이 'AVERAGE'로 변경되며, 값에 'SUM'이 입력된 셀에는 아무런 변화가 없습니다. 이런 방식으로 모두 찾기 기능을 이용하여 값과 수식을 필터링 하는 작업을 수행하고 모두 바꾸기 기능을 수행하면, 정확하게 데이터를 치환할 수 있습니다.

마치며...

이번 시간에는 엑셀에서 특정 문자열이나 수식을 바꾸는 방법에 대해서 알아보았습니다. 오늘 알아본 내용도 엑셀 작업에서 요긴하게 사용하셨으면 좋겠습니다. 특히나 마지막에 모두 찾기를 응용하는 방법은 생각보다 자주 사용하게 되니, 꼭 사용해보시는 것을 추천드립니다. 오늘도 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.