영어 이메일 예시 - yeong-eo imeil yesi

저는 해외에서 근무하면서 이메일로 업무를 많이 하고 있습니다. 코로나로 인해 재택근무를 하면서 이메일을 예전보다 훨씬 더 많이 쓰고 있는데요.

처음 업무 할 때는 영어 이메일 쓰는 게 익숙하지 않아서 많이 찾아보고, 다른 사람이 사용하는 표현을 보고 괜찮은 표현은 따로 저장해 두면서 저만의 표현을 만들어 갔습니다.

제가 자주 쓰는 표현들 위주로 유용한 영어 이메일 표현들을 알려드릴게요.

상황별 표현들

◾ 인사말
- 이메일을 쓸 때 바로 본론으로 들어가기보단 안부를 묻는 첫인사 말로 주로 시작을 합니다. 주말 잘 보냈는지, 휴가를 다녀왔다면 휴가가 어땠는지 등을 물어보는 친근한 첫인사 말을 정리해 보았습니다.

I hope you are doing well.
I hope this email finds you well.
I hope all is well with you.
I hope your week is going well.
I hope you had a great weekend.
I hope you had a wonderful holiday.
It was great to talk with you over the phone yesterday.
It was my pleasure to see you at the virtual meeting on Monday.

◾이메일 쓰는 목적을 밝힘
I am writing to ask/request/inform/confirm/let you know/update you on...
I am writing to ask for your feedback regarding/concerning the proposal for the marketing strategy.

◾ 첨부물 있을 시
I have attached the draft proposal for your review.
Please find the attached file of the proposal for your review.
Please take a look at the attached file of the cost estimate.

◾맺음말 (답장 요청 및 피드백 요청 등)
Looking forward to hearing from you soon.
Please let me know if you'd like to propose any changes.
It would be appreciated if you could give me any feedback/suggestions.
Thank you for your attention to this request.
Thank you.

◾클로징(closing)
Best regards,
Best wishes,
All the best,

영어 이메일 예시

◾ 상사에게 제안서 허락/승인 요청 이메일 예시
- 저는 상사에게 제안서나 기획서 허락 요청 메일을 많이 보냅니다. 메일을 보내면서 제가 보낸 문서에 대한 피드백 요청도 같이 하는데요. 제가 주로 쓰는 영어 이메일 예문을 예시로 보여드릴게요.

Dear Tom,
I hope you had a great weekend.

I am writing to request your approval regarding the marketing proposal that I made. Please find the attached file for your review.

It would be appreciated if you could give me any feedback.

Thank you.

Best regards,

Amy

마치며

영어로 비즈니스 이메일 작성 시에 유용한 기본적인 표현들을 정리해 보았는데요. 저도 배워가는 단계이지만 너무 어렵게 생각하지 마시고 많은 예문들을 보며 나만의 표현을 만드는 게 중요한 거 같아요.

영어 이메일을 전문적으로 작성하는 단계별 가이드

영어로 이메일을 작성하는 것은 모든 사람이 익혀야 할 필수적인 삶의 기술이 되었습니다. 오늘날 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 가장 일반적인 형태라고 할 수 있습니다. 빠르고, 즉시 쉽게 보내고 받을 수 있습니다. 종종 이런 매체는 비공식적이거나 가벼운 느낌의 특성 때문에, 전문적으로 사용을 함에도 불구하고 가볍게 생각할 수 있습니다. 그러나 과거의 공식적인 편지 및 문서 작성처럼, 전문적인 이메일 작성에서 지켜야 할 규칙과 스타일이 있습니다. 비즈니스 이메일은 회사의 이미지를 대표하기 때문에 특히 중요합니다.

공식적인 영어 이메일 작성을 위한 체크리스트

다음은 명심해야 할 점입니다.

1.  효과적인 제목 작성

제목에 대해 신중하고, 창의적으로 생각해야 합니다. 제목에는 받는 사람의 주의를 사로잡는 동시에 이메일의 목적을 명시해야 합니다. 제목에 따라 받는 사람이 이메일을 읽을지 여부와 우선 순위가 결정됩니다. 이와 별도로 특정 이메일을 쉽게 찾으려 할 때, 효과적인 검색 필터를 사용할 수도 있습니다. 효과적인 제목의 예는 다음과 같습니다.

•  Following up on today’s meeting (오늘 미팅 내용)

• Gentle reminder regarding payment (결제 승인 알림)

• Feedback needed on French report (프랑스어 보고서에 필요한 피드백)

• Updating website content (웹 사이트 컨텐츠 업데이트)

2. 적절한 인사말 사용

전문 이메일 작성은 받는 사람과 이메일의 목적에 따라 형식이 다릅니다.

• To whom it may concern – 대상 – 누구에게 이메일을 보내야 하는지 모를 경우에만 사용합니다.
• Dear Sir/Madam – 이메일 주소의 정확한 사람의 직책 및 이름을 모를 때 사용합니다.
• Dear Mr Martin – 남성에게 이메일을 보낼 경우 사용합니다.
• Ms Martin 씨에게 – 여성에게 이메일을 보낼 경우 사용합니다. 결혼 여부와 상관없이 모든 여성에게 사용 가능합니다.
• Dear Dr Jones – 의사나 교수(대학 교수)에게 이메일을 보낼 때 사용합니다.
• Dear Andrea White – 수신자의 성별을 잘 모를 경우 전체 이름을 입력합니다.

3.  첫 번째 줄 작성

일반적으로 글을 쓰고 있는 이유를 설명하는 줄로 이메일을 시작합니다. 이미 알고 있는 사람들에게는 종종 아래 이미지와 같은 문장으로 시작할 수 있습니다.

처음 4개의 열에 있는 모든 문구는 업무상 친분이 있거나 동료에게 사용할 수 있고, 문장을 처음 시작하는 문구이며, 마지막 열에서는 문장 끝의 사용하는 문구 예를 볼 수 있습니다.

4. 간결하게 유지

정규 근무 시간 동안 사람들은 셀 수 없이 많은 양의 이메일을 받습니다. 이메일을 짧고, 직접적으로 쓴다면 읽고 쉽게 요약할 수 있으며, 제 시간 안에 응답할 수 있습니다. 그러면서도 전문적으로 이메일을 쓰는 것이 필요합니다.

5. 공식적인 언어 사용

사람들에게 글을 쓸 때 사용하는 격식의 정도는 받는 사람에 따라 달라집니다. 일반적으로, 더 공식적인 메일에는 더 길고, 더 복잡한 문장, 더 많은 단어, 더 적은 구동사, 더 적은 약어가 포함됩니다.

다음은 일반적 이메일과 전문적으로 이메일을 쓸 때 다른 예입니다.

• It’s important(중요) > it is essential(필수)
• Ask(질문) > enquire(문의)
• At the moment(현재) > currently(현재)
• Before(이전) > previously(이전)
• Can you send me(보내주실 수 있나요?) >  I wonder if it would be possible for you to forward me(보내주실 수 있는지 궁금합니다.)
• Hope to hear(곧 연락 드리겠습니다.) > I look forward to hearing from you soon.(곧 연락 드리겠습니다.)
• It’d be great(좋습니다.) > I would be most grateful if you coud…(그렇게 해주시면 정말 감사하겠습니다.)
• On top of that(그뿐만 아니라) >  furthermore(게다가)
• We are sorry(죄송합니다.) > we regret to inform you(알려드리게 되어 유감입니다.)
• If you need help(도움이 필요한 경우) > should you require any assistance…(도움이 필요한 경우…)
• If you cannot meet the deadline(기한을 내에 못할 경우) > in the event of any delay(지연 되는 경우)

5.  명확한 목적

이메일에 전반적으로 간단한 언어와 관계 있는 단어들을 사용해 자신을 잘 설명하세요. 전문적인 영어 이메일 작성을 했다면 다시 읽어보고, 필요 없는 정보를 지웁니다. 이메일을 읽고, 받은 사람이 해야 할 일 및 목적이 무엇인지 명확히 해야 합니다.

6. 업무용 이메일 마무리

이메일을 마무리하는 방법은 누구에게 쓰느냐에 따라 다릅니다. 일부 마무리는 공식적인 이메일에 더 일반적으로 사용되는 반면에, 다른 마무리는 비공식 이메일에 더 많이 쓰이곤 합니다. 동료들이나 친분이 두터운 지인 등과 같이 잘 알고 있는 사람에게 글을 쓸 때는 비공식적인 마무리를 지을 수 있습니다.

다음은 몇 가지 예입니다.

• I look forward to hearing from you soon.(빠른 회신 기다리겠습니다.)
• I look forward to your reply.(회신 기다리겠습니다.)
• I look forward to receiving your feedback.(귀하의 피드백을 기다리겠습니다.)
• Thank you for your time and consideration.(귀중한 시간과 배려에 감사드립니다.)
• Thank you in advance, looking forward to your feedback.(미리 감사드리며, 귀하의 피드백을 기다리겠습니다.)
• I would appreciate a quick response.(빠른 답변 부탁드립니다.)

영어 이메일 작성을 더 잘하고 싶나요? 숙련된 교사와 맞춤형 레슨을 지금 만나보세요.