정중한 요청 메일 예시 - jeongjunghan yocheong meil yesi

오랜만에 돌아온 비즈니스 이메일 작성법!

간략하게 Intro-Body-Conclusion은 예전 포스팅을 참조해 주세요 :) (조만간 업데이트가 있을 예정)

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↑↑ 위 포스팅은 처음에는 내가 인턴했을 때 써먹었던 표현들을 까먹는 게 아까워서 정리를 시작한 것에서 비롯되었다.

그런데 시간이 갈수록 페이지뷰가 높아지고, 많은 사람들이 참조하고 있구나 하는 게 느껴져서 중간에 멈출 수가 없어서 결국 Conclusion까지 써버렸다ㅋㅋ

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저 때는 인턴이었고, 결국 나는 전 회사에 공채로 들어가서도 글로벌 업무를 담당하면서 매일같이 영문 이메일을 주구장창썼다. 그래서 까먹지 않고, 오히려 업그레이드된 점은 있다.ㅎㅎ(그래도 배운 게 있구나 싶지만, 사실은 회사에서 배웠다기보다는 내가 그냥 혼자 공부하면서 배운 것들...)

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최근까지 일한 회사는, 인턴을 했던 국제기구(외교기관) 과는 달리 사기업이었기 때문에 해외 파트너사 CEO도 이름으로 부르는 등 다소 캐주얼한 비즈니스 이메일이 오고 갔다.

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그럼에도 참 곤란한 순간들이 있었는데...

바로 급하게 자료 요청할 때! 혹시 빨리 회신, 답장, 승인을 받아야 할 때. 그럴 때 (두둥)

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반대로 생각해보면 이해가 쉽다. 상대방이 기간 임박해서 자료 요청하거나, 빠른 회신을 요청하는 등의 상황은 짜증이 날 수도 있는 상황이다. 그래서 최대한 우아하고, 정중하게 빠른 자료, 회신을 재촉하는 것이 포인트다.

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재촉할 때는 무엇보다 매너가 필요하다. 상대방이 나의 입장을 이해해 줄 수 있도록 하는 몇 가지 팁은 아래와 같다:

① 기간과 이유를 언급한다!

“… by [date and time] because [reason]”

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② ASAP도 공손한 문맥 안에서 쓰면 상관없지만, 다른 표현들도 알아 둔다.

“I apologize for the urgency, but could you please [do X, send me Y, complete Z] at your soonest possible convenience?”

③ 정말 급한 경우, 당장 회신을 안 받으면 일이 이루어지지 않는 긴급한 상황일 경우,

□ 메일 제목 앞에 URGENT를 붙인다.

예시) [**URGENT] Request for -----

□ 메일 제목 끝에 “[Timely ask]”를 붙인다.

이건 한 번도 써보진 않았지만, 이렇게 쓰면 상대방의 클릭을 유도할 수 있다고 한다.

출처) https://blog.hubspot.com/sales/alternatives-asap

이 외에 내가 사용하였던 몇 가지 유용한 표현들을 공유한다:

① 자료가 필요한 시점이 정해져 있는 경우,

□ This matter with --- is quite urgent. It would be very much appreciated if we can get feedback by this week in order for us to finish the project in time. Again, apologies for the urgency and hope to get in touch soon.

□ Sorry for being so tight on time, but we need to receive ---by tomorrow since we are quite pushed in timewise.

□ Sorry but we are quite pushed in timewise, so please could you keep us posted ASAP by tomorrow? (come back to me by EOP on Tuesday?)

□ I’d be grateful if you got to this [before X and Y].”

□ Since this is a project that we are working on with our partners, we would greatly appreciate if we could get any feedback ASAP, as we need everything settled by next week.

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※ 혹시 모를 사람들을 위한 용어 정리!

EOP: By the end of play → by the end of the working day (근무가 끝나는 시점까지)

ASAP: As soon as possible (가능한 빨리)

② 명확한 기간은 없지만, 최대한 빨리 받았으면 하는 경우:

□ It would be appreciated/ I would be grateful if you could get back to us at your earliest convenience, as our client is looking for this information.

□ We are hoping to have this information complied by the end of this week, so if you could let me know as soon as possible it would be much appreciated!

③ 데드라인이 명확히 없더라도, 상대방의 회신이 늦어지지 않도록 하는 말:

□ I would appreciate if I could get the document by this week. Would the timeline work out for you?

□ Is [date and time] feasible for [v.-]

✓✓ 이렇게 상대방의 동의와 의사를 물어서, 데드라인을 확실히 하는 것이 좋다.

④ 요청 메일을 보냈지만, 회신을 받지 못한 경우:

I am writing to check whether there is any update on the following conversation?

✓ ✓ 일단 이렇게 한번 확인 메일을 보낸 후 회신이 없으면, 무조건! 전화를 한다.

⑤ 그리고 가장 중요한, 감사의 표시를 한다!

요청 메일이라면,Many thanks in advance, and I look forward to hearing from you soon.

메일을 회신 받았다면, Many thanks and appreciate your help in these challenging times. (코로나 때문에 전 세계가 힘들어하는 시점에서 쓸 만한 표현) 등의 표현으로 감사 표시를 해주도록 하자.

사실 오늘의 주제는 나도 아직도 어려운 이메일이다. 더 정중한 표현을 알고 있는 분이 있다면! 부디 답글 남겨주세요 :)

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아 그리고 이메일 쓸 때 참조했던 링크도 공유합니다!