컨설팅 보고서 작성법 - keonseolting bogoseo jagseongbeob

보고서 시작은 작성 계획 수립부터

대부분의 일은 준비과정이 필요하다. 컨설팅 보고서 작성도 마찬가지다. 보고서 작성을 위한 시간 계획을 세우고, 계획된 절차와 일정에 따라 진행하는 것이 필요하다. 최종적으로 완성된 보고서의 활용을 잠시 생각해보자. 완료된 보고서는 일자와 시간과 참석자가 정해져 있다. 다시 말해, 이해관계자에게 적시에 공유하고 올바른 ‘의사결정’을 할 수 있도록 해야 한다. 그렇기 때문에 보고서는 작성도 중요하지만 보고서가 ‘활용되는 타이밍’ 또한 중요하다.

보고서의 활용 타이밍을 정확하게 지키기 위한 점검사항(즉, 보고서를 일정에 맞게 작성하기 위한 계획)을 알아보자. 특히 컨설팅 보고서는 몇십 장, 몇백 장이 하나의 결과로 완성되는 경우가 대부분이다. 작성 과정에서 자원(시간, 사람, 내용)이 계획대로 배분되고 있는지, 배분에 문제가 있어 목표 시간을 초과할 위험은 없는지, 핵심 메시지를 포함하고 있는지, 주요 내용은 보고서 흐름에 맞게 맥락을 유지하며 작성되고 있는지 등의 점검이 필요하다.

따라서 중요한 보고서는 물론이고, 단순한 보고서라도 계획을 수립하고 그 계획에 맞추어 진행하는 것이 훨씬 효율적이다. 특히 여러 사람이 함께 작업해야 하는 보고서나 보고서 작성 시간이 길게 소요되는 보고서 등은 더욱 더 철저한 계획을 수립해야 한다. 이러한 과정은 여러번 훈련하다 보면 적응되어 쉽게 할 수 있을 것이다.

보고서 작성 5단계 중에서 준비단계가 가장 중요하다

보고서 작성은 보통 다섯 단계로 이루어진다. 준비/이해하기, 스토리 구성하기, 초안 작성하기, 검토 및 보완하기, 완성하기 등이다. 일정이 촉박하거나 이미 잘 알고 있는 주제인 경우에는 준비하기, 작성하기, 검토 및 보완하기 등의 3단계로 추진하는 경우도 있다.

어느 경우에도 초안 작성 전에 반드시 스토리 구성에 대한 고민이 먼저 상세한 수준으로 되어야 하고, 검토 및 보완은 누구와 어느 시점에, 어떤 방식으로 진행할 것인지 등 상황에 맞는 보고서 작성 단계를 계획해야 한다.
 

[그림 1] 보고서 작성 5단계

컨설팅 현장에서 보면, 보고서를 작성할 때, 초보자들이 흔히 하는 실수가 있다. 파워포인트 형태의 보고서를 작성하는 경우를 살펴보자. 대부분의 보고서 입문 과정의 사람들은 무엇을 담을 것인지, 어떻게 담을 것인지에 대한 체계(목차)와 스토리구성 없이 파워포인트(PPT) 슬라이드 작성을 하거나, 참조가 될 만한 유사 산출물을 복사해서 붙여 넣는 방식으로 작성한다.

본인만의 다상량(多商量) 없이 작성 도구(파워포인트(PPT), 한글(Hwp), 워드(Word) 등)를 활용하여 시작부터 하고 본다. 이것은 설계 도면 없이 건물을 짓겠다고 땅부터 파는 것과 동일하다. 예상하다시피 최초 계획한 건물 모습으로 건축될 리 없다.

보고서 작성 시간 배분 두 가지 방식

보고서도 동일하다. 철저한 계획이 필요하고, 수립된 계획하에서 효율적인 시간 활용, 내용의 효과적인 표현을 해야 한다. 만약, 보고서 작성에 10일의 시간이 주어졌다면 시간을 어떻게 배분하고, 실행하겠는가?
 

[그림 2] 스토리 구성을 작성과 동시에 하는 경우

[그림 3] 스토리 구성을 먼저 마무리하는 경우

▶ 보고서를 작성하면서 스토리도 생각하는 경우 (그림 2)

전체 10일의 기간 중 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’ 과정에 별도의 시간을 할당하지 않고, ‘초안 작성하기’ 단계에서 앞의 두 단계를 포함해서 병행 진행하는 방식이다. 이 경우, 큰 방향과 아웃라인을 구체적으로 구성하지 않았고, 이해관계자와 충분한 공감대 형성과 니즈를 확인해 나가는 과정이 부족했다.

그렇기 때문에, 새롭게 작성하거나 보완해야 하는 사항이 많이 발생될 수 있다. 결국 ‘검토/보완하기’ 단계에서 전달메시지가 불충분하거나 기본 맥락에서 벗어난 것이 식별되어, 새롭게 작성하는 어려운 과정을 진행하게 된다. 시간이 충분하다면 상관 없겠지만, 시간은 마침표를 찍어야 하는 데드라인이 있어, 결국 시간에 쫓겨 보고서의 품질은 그만큼 낮아질 수 밖에 없다.

▶ 스토리를 먼저 완성하고 보고서를 작성하는 경우 (그림 3)

얼핏 보면 ‘초안 작성하기’가 너무 짧게 보일 수 있으나, 작성할 내용에 대해 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’가 충분히 구체화 되어 있다. 이해관계자와 공감대 형성도 진행되어, 콘텐츠(내용)을 잘 표현하기 위한 작업을 ‘초안 작성하기’라고 생각하면 된다.

이 경우, ‘검토/보완하기’ 단계에서 새롭게 작성하거나 내용이 바뀌어지는 일들은 많이 발생하지 않는다. 보고서 품질을 좀 더 높이는 과정으로 ‘검토/보완하기’ 단계가 이루어지고, 본인의 마지막 점검 작업을 통해 최종적으로 보고서 작성이 완료되어 가는 것이다.

즉, ‘준비/이해하기’와 ‘스토리 구성하기’ 단계에서, 이해관계자의 니즈를 파악하고, 수집된 내용을 정리하고 분석하여 아웃라인을 잘 구성하는 것이 보고서 작성의 첫 걸음이다. 이는 주어진 시간 내에 보고서의 품질을 확보할 수 있는 효율적인 방법이다.

바쁠수록 돌아가야, 좋은 보고서가 된다

스토리를 잘 구성하는 것이 중요하다는 점은 누구나 알고 있다. 그럼에도 불구하고 이를 소홀히 생각하는 경향이 있다. 이유는 시간이 없다거나, 작성자가 문제를 충분히 파악하고 있다고 착각하기 때문이다.

스토리 구성을 탄탄하게 하지 않으면 리뷰 과정에서 보고서를 전면적으로 다시 작성해야 하는 상황이 생길 수 있다. 결과적으로 보고서가 필요한 시점에 완성되지 못하게 되고, 전체 투입 시간은 더 많이 걸리게 된다.

컨설팅 보고서는 자신의 지식이나 생각을 정리해서 문서로 만드는 것이 아니다. 보고서를 활용하는 이해당사자들이 의견을 모아서 모두가 공감하는 내용을 표현하는 것이다. 보고서 활용자들이 보고서를 받아보고 깜짝 놀라는 일이 생기면 보고서 작성은 실패한 것이다. 스토리 구성 단계에서 충분한 의사소통이 이루어지고 여기서 갈무리된 생각들을 문서화하는 것이 중요하다.

- 끝 -

* 본 칼럼은 ‘컨설턴트 시크릿: 보고서 쓰기 2부’로 이어집니다.

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PART 01. 왜 컨설턴트의 보고서 작성 기술인가?

WARM UP 01. 왜 컨설턴트의 보고서는 좋아 보일까?
SECTION 01. 보고서 작성 기술이 왜 중요한가?

SECTION 02. 컨설턴트의 보고서는 무엇이 다른가?
-. 객관성과 신뢰성이 중요한 보고서
-. 논리성이 중요한 보고서
-. 가독성이 높은 보고서
-. 이해하기 쉬운 보고서
-. 작성과 수정이 쉬운 보고서

SECTION 03. 파워포인트를 사용하는 이유

WARM UP 02. 컨설턴트가 작성한 여러 가지 보고서
[CASE STUDY 01] 표 중심의 보고서 ① : 프로젝트 추진 일정
[CASE STUDY 02] 표 중심의 보고서 ② : 현황 분석
[CASE STUDY 03] 표 중심의 보고서 ③ : 시계열 분석
[CASE STUDY 04] 표 중심의 보고서 ④ : 과제별 추진 계획
[CASE STUDY 05] 도형 중심의 보고서 ① : 프로젝트 추진 계획
[CASE STUDY 06] 도형 중심의 보고서 ② : 분석 체계(산업 구조+내부 역량)
[CASE STUDY 07] 도형 중심의 보고서 ③ : 분석 체계(외부 환경)
[CASE STUDY 08] 도형 중심의 보고서 ④ : 2X2 매트릭스 분석
[CASE STUDY 09] 도형 중심의 보고서 ⑤ : 2X2 매트릭스 분석
[CASE STUDY 10] 도형 중심의 보고서 ⑥ : 3X2 매트릭스 분석
[CASE STUDY 11] 그래프 중심의 보고서 ① : 이중축 그래프
[CASE STUDY 12] 그래프 중심의 보고서 ② : 누적 막대 그래프
[CASE STUDY 13] 그래프 중심의 보고서 ③ : 방사형 그래프
[CASE STUDY 14] 그래프 중심의 보고서 ④ : BCG 매트릭스 그래프

PART 02. 보고서 작성이 빨라지는 파워포인트 SKILL UP

SKILL UP 01. 파워포인트에 대한 이해
SECTION 01. 파워포인트의 특성
-. 아래아한글, MS워드 vs 파워포인트

SECTION 02. 텍스트 상자 및 간격 조절
-. 글자 간격 조절하기
-. 줄 간격 조절하기
-. 미세하게 줄 간격 조절하기

SECTION 03. 글머리 기호 및 눈금자의 활용
-. 눈금자

SKILL UP 02. 글꼴에 대한 이해
SECTION 01. 보고서에서 글꼴이 중요한 이유
-. 글꼴 이름과 특징 이해하기
[CASE STUDY 15] 하나의 보고서에는 2~3개의 글꼴이 적당하다
-. 무료로 사용할 수 있는 글꼴 찾아보기
-. 보고서 파일에 글꼴 포함시키기
-. 글꼴 한번에 변경하기
-. 한글과 영어 글꼴 다르게 입력하기

SECTION 02. 글꼴이 보고서에 미치는 느낌
[CASE STUDY 16] 제목이나 헤드라인으로 좋은 글꼴 : HY견고딕
[CASE STUDY 17] 완성도가 높아 선호하는 글꼴 : 본고딕(Noto Sans CJK)
[CASE STUDY 18] 네이버에서 무료로 배포하는 글꼴 : 나눔고딕, 나눔바른고딕
[CASE STUDY 19] 한글과 영문 모두 균형 있는 글꼴 : 맑은 고딕
[CASE STUDY 20] 전문성이 부족해 보이는 글꼴 ① : HY견명조, HY신명조
[CASE STUDY 21] 전문성이 부족해 보이는 글꼴 ② : 바탕

SKILL UP 03. 색상에 대한 이해
SECTION 01. 깔끔한 보고서를 위한 색의 종류
-. 회색 계열 색상 사용하기
-. 출력하기 전에 보고서 확인하기

SECTION 02. 원하는 색상 넣기
-. RGB 값으로 색상 적용하기
-. 서식 복사와 스포이트로 색상 적용하기

SKILL UP 04. 도형과 선에 대한 이해
[CASE STUDY 22] 텍스트 중심의 보고서에서 키워드는 도형으로 강조한다
[CASE STUDY 23] 도형과 선을 함께 사용하면 흐름을 보여줄 수 있다
[CASE STUDY 24] 가장 중요한 요소는 직관적으로 구분되도록 표현한다

SECTION 01. 보고서용 도형 그리기
-. 도형 옵션
-. 기본 도형으로 설정하기
-. 보고서 스타일에 맞는 도형 선택하기
-. 도형+기능키 활용하기
-. 도형 정렬하기
-. 도형 내 텍스트 배치하기

SECTION 02. 보고서용 선 그리기
-. 표와 도형에 사용하는 선
-. 도형과 도형을 연결하는 선
-. 도형 연결선 그리기
-. 선 옵션 설정하기

SKILL UP 05. 보고서 작성과 편집 효율성 향상
SECTION 01. 빠른 실행 도구 모음과 특수 문자 입력
-. 리본 메뉴 감추기
-. 빠른 실행 도구 모음 활용하기
-. 특수 문자 입력하기

SECTION 02. 기본 보기 vs 여러 슬라이드 보기
-. 여러 슬라이드 보기 활용하기
-. 구역 설정하기

SECTION 03. 눈금 및 안내선
-. 화면에 눈금 표시하기
-. 화면에 그리기 안내선 표시하기

PART 03. 논리적이고 비주얼을 갖춘 보고서 구성을 위한 VISUAL UP

VISUAL UP 01. 보고서 레이아웃
SECTION 01. 슬라이드 마스터란?

SECTION 02. 보고서용 슬라이드 마스터 ①

SECTION 03. 보고서용 슬라이드 마스터 ②
-. 페이지 번호 넣기 ① : 간편하게 넣는 방법
-. 페이지 번호 넣기 ② : 조금 복잡하지만 추천하는 방법
-. 슬라이드 마스터의 중요성

VISUAL UP 02. 표를 활용한 보고서의 비주얼
SECTION 01. 파워포인트 표의 기본
-. 보고서에서 사용하는 대표적인 표 패턴

SECTION 02. 대표적인 표 편집 기능
-. 표 안의 텍스트 맞춤과 여백 조절
[CASE STUDY 25] 보고서에서 가장 많이 사용하는 방식
[CASE STUDY 26] 가운데 맞춤을 남발해서는 안 된다
[CASE STUDY 27] 적정한 여백은 선택이 아닌 필수다
[CASE STUDY 28] 숫자는 가운데 맞춤보다 오른쪽 맞춤이 보기 좋다
-. 표의 행 높이와 열 너비를 일정하게 조절하기
-. 표를 그릴 때 선 두께 설정하기
-. 여백 조절 응용하기
-. 대량의 데이터를 효과적으로 제시하기
-. 표 다듬기의 기본

VISUAL UP 03. 도형을 활용한 보고서의 비주얼
SECTION 01. 사각형의 활용

SECTION 02. 오각형의 활용

SECTION 03. 매트릭스의 활용 ① : 기본

SECTION 04. 매트릭스의 활용 ② : 응용

VISUAL UP 04. 그래프를 활용한 보고서의 비주얼
SECTION 01. 막대 그래프
-. 세로 축의 범위 조절하기
-. 막대 그래프의 두께 조절하기

SECTION 02. 누적 막대 그래프 ① : 기본
-. 범례의 순서 바꾸기
-. 데이터 계열의 순서 바꾸기

SECTION 03. 누적 막대 그래프 ② : 응용

SECTION 04. 선 그래프 ① : 기본

SECTION 05. 선 그래프 ② : 응용
-. 데이터 레이블이 표식과 겹치지 않게 하기

SECTION 06. 이중축 그래프 ① : 막대+선 
-. 두 그래프의 데이터 레이블이 겹치지 않게 하기

SECTION 07. 이중축 그래프 ② : 누적 막대+선
-. 누적 막대 그래프에서 총합계 표시하기

SECTION 08. 이중축 그래프 ③ : 응용

SECTION 09. 방사형 그래프
-. 방사형 그래프의 가독성 향상시키기

SECTION 10. 원 그래프 ① : 기본

SECTION 11. 원 그래프 ② : 응용

SECTION 12. 매트릭스 그래프(분산형 그래프)

PART 04. 보고서 자체의 완성도를 높이는 MAKE UP

MAKE UP 01. 보고서 목적에 맞는 유형과 패턴 고르기
SECTION 01. 밀도와 구성에 따른 보고서 유형
-. 유형 ① : 밀도가 낮고 구성이 그래픽 중심인 보고서
-. 유형 ② : 밀도가 보통이고 구성이 그래픽 중심인 보고서
-. 유형 ③ : 밀도가 보통이고 구성이 텍스트 중심인 보고서
-. 유형 ④ : 밀도가 높고 구성이 텍스트 중심인 보고서

SECTION 02. 보고서 패턴의 구분과 선택 
-. 표를 활용한 보고서 패턴
[CASE STUDY 29] 키워드에 대한 설명이 필요한 상황
[CASE STUDY 30] 비교나 평가가 필요한 상황 ①
[CASE STUDY 31] 비교나 평가가 필요한 상황 ②
[CASE STUDY 32] 비교나 평가가 필요한 상황 ③
[CASE STUDY 33] 비교나 평가가 필요한 상황 ④
[CASE STUDY 34] 시계열적 표현이 필요한 상황 ①
[CASE STUDY 35] 시계열적 표현이 필요한 상황 ②
[CASE STUDY 36] 시계열적 표현이 필요한 상황 ③

-. 도형을 활용한 보고서 패턴
[CASE STUDY 37] 구조적 표현이 필요한 상황 ①
[CASE STUDY 38] 구조적 표현이 필요한 상황 ②
[CASE STUDY 39] 구조적 표현이 필요한 상황 ③
[CASE STUDY 40] 구조적 표현이 필요한 상황 ④
[CASE STUDY 41] 구조적 표현이 필요한 상황 ⑤
[CASE STUDY 42] 절차적 표현이 필요한 상황 ①
[CASE STUDY 43] 절차적 표현이 필요한 상황 ②
[CASE STUDY 44] 비교나 평가가 필요한 상황

-. 그래프를 활용한 보고서 패턴
[CASE STUDY 45] 막대 그래프를 활용한 패턴
[CASE STUDY 46] 누적 막대 그래프를 활용한 패턴
[CASE STUDY 47] 막대 및 선 그래프를 활용한 패턴 
[CASE STUDY 48] 방사형 그래프를 활용한 패턴
[CASE STUDY 49] 분산형 그래프를 활용한 패턴

MAKE UP 02. 보고서 틀 만들기 : 목차 및 초안 구성
SECTION 01. 보고서 목차 구성

SECTION 02. 보고서 초안 구성
-. 화면 캡처하기

MAKE UP 03. 보고서 형태 갖추기 : 본문 콘텐츠 배치
SECTION 01. 슬라이드 구성 레이아웃
[CASE STUDY 50] 기본 레이아웃
[CASE STUDY 51] 가로 분할 레이아웃
[CASE STUDY 52] 세로 분할 레이아웃

부록. 컨설턴트의 보고서 작성 실무 A to Z
STEP 01. 보고서 목차 설계

STEP 02. 보고서 레이아웃 설계

STEP 03. 프로젝트 업무 분장

STEP 04. 분석 프레임 설정

STEP 05. 자료 수집 및 본문 콘텐츠 구성

STEP 06. 시사점 도출

STEP 07. 전략 대안 및 방향 탐색

STEP 08. 전략 과제 도출 및 실행계획 수립

INDEX 찾아보기